Administración de Fincas y LOPD – RGPD (fuente AGPD)
A día de hoy nos encontramos que infinidad de comunidades de propietarios aún no cumplen con la actual LOPD y no están registradas en la Agencia de Protección de Datos.
Este es un hecho que puede acarrear graves consecuencias económicas para la comunidad en el caso de que haya alguna incidencia en este aspecto.
Recordamos la importancia de contar con el asesoramiento de profesionales para llevar a cabo las obligaciones legales con la LOPD y el RGPD
Para que la relación entre la comunidad de propietarios (responsable) y el administrador (encargado del tratamiento) se ajuste a la normativa de protección de datos, es preciso que se cumplan las siguientes condiciones:
- Que el acceso a los datos por el administrador de fincas se efectúe con la exclusiva finalidad de prestar un servicio al responsable del fichero, y que dicha relación de servicios se encuentre contractualmente establecida.
- La relación contractual deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido.
- Se establecerá expresamente que el administrador de fincas únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones de la comunidad de propietarios, y que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.
- El administrador de fincas debe limitarse a emplear los datos en el ámbito de las funciones de la comunidad de propietarios que le haya designado.
- Se entiende que el administrador de fincas actúa conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento cuando, en el ejercicio de sus funciones, trata los datos de los propietarios contenidos en los ficheros que custodia.
- Al término de su relación, el administrador de fincas deberá devolver a la comunidad de propietarios todos los soportes y/o documentos en los que consten datos de carácter personal objeto de tratamientos de datos.
- No obstante, el administrador podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos personales objeto de tratamiento en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con la comunidad de propietarios.
- En el régimen de propiedad horizontal, el administrador de fincas, que ejerce la administración de una o de varias comunidades por encargo del responsable, actúa como encargado del tratamiento
- Las medidas de seguridad que hayan de ser adoptadas por los administradores que realicen tratamientos de datos por cuenta de comunidades serán las mismas que las que sean exigibles al responsable.
- En el supuesto de que el administrador incumpliera estas obligaciones, destinando los datos a otra finalidad, comunicándolos a terceras personas o utilizándolos en contra de lo previsto en el contrato, podrá ser considerado responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.
- Para tratar datos de carácter personal de los copropietarios de una finca en virtud de un encargo de servicios y/o gestiones diferentes de las comprendidas en la LPH, el administrador de fincas deberá contar con el consentimiento específico e informado de todos los afectados.
Si necesitas ayuda de un experto en materia de Protección de Datos, no dudes en enviarnos un email a info@clydesa.es
